Op 27 november is de tweede E-mailloze vrijdag gepland. Door bedrijven en mensen op te roepen om een dag niet of zo weinig mogelijk te mailen, wil initiatiefnemer Gunnar Michielssen mensen en bedrijven bewuster leren omgaan met e-mail. Tien tips voor een gezonder e-mail gebruik.

E-mailterreur?
De intensiteit van het e-mail verkeer blijft in snel tempo toenemen. Efficiency wordt uit het oog verloren en het persoonlijk contact neemt af.
Het toenemende e-mail verkeer leidt tot stress, een verminderd psychologisch welzijn en eventueel zelfs tot burn out.
Nieuwe toestellen zoals de Blackberry’s verergeren het probleem alleen maar.

Persoonlijke kennismaking
Door een dag per jaar zoveel mogelijk telefonisch of face to face met elkaar contact op te nemen, worden werknemers gedwongen om beter met elkaar kennis te maken, en worden ze zich bewust van hun gedrag, de e-mail routine.

Grote financiële consequenties
De huidige e-mail overload kost het bedrijfsleven miljarden. Het onderzoekbureau Basex schat de kosten van inefficiënt e-mail gebruik voor de Amerikaanse economie op 900 miljard dollar in 2009.
Dit verlies komt voort uit het grote aantal triviale of nutteloze berichten en de tijd de ermee gemoeid gaat om het werk te hervatten na de e-mails gelezen en beantwoord te hebben.

Tien tips voor een efficiënter en effectiever e-mail gebruik
Gunnar Michielssen maakte 10 videoinstructies met tips om mensen beter om te leren gaan met e-mail:

1.Pas ‘eom’ (‘end of message’) toe
Beperk het bericht zoveel mogelijk tot de onderwerpregel. Als dat lukt, voeg dan aan de onderwerpregel eom toe.

2.Open de mailbox niet aan het begin van de werkdag
Door de dag te beginnen met lezen van e-mail wordt de werkdag reactief. De voorgenomen acties worden uitgesteld en er ontstaat stress.

3.Wees geen slaaf van de e-mail
Controleer niet voortdurend uw inbox. Drie keer per dag is voldoende en rustgevender, en komt de productiviteit ten goede.

4.Streef er niet naar om alles binnen 24 uur te beantwoorden
Zenders dienen aan te geven wanneer zij een antwoord wensen. Ontvangers kunnen indien nodig aangeven dat de aangegeven termijn niet haalbaar is.

5.Maak gebruik van auto archiveren
Veel e-mails blijven in de inbox bewaard. Het is mogelijk deze elders op te slaan. Dit heet ‘auto archiveren’. Deze optie in outlook express kan bijvoorbeeld twee wekelijks worden toegepast, zodat de inbox overzichtelijk blijft , terwijl er geen mails verloren gaan.

6.Pas de cc-functie selectief toe
Te vaak wordt onder het motto ‘baat het niet, schaadt het niet’ een e-mail via de cc-functie naar anderen gestuurd. Er zijn slechts twee redenen relevant om iemand in de cc op te nemen: de persoon in kwestie heeft erom gevraagd en de cc is noodzakelijk om fouten te voorkomen en ervoor te zorgen dat de betreffende persoon zijn of haar werk goed kan uitvoeren.

7.Verstuur geen conversatie mails
Voorkom het voortdurend reageren op elkaars berichten. Indien vragen met nieuwe vragen worden beantwoord is het verstandig om de conversatie per telefoon te voeren. Dit bespaart enorm veel tijd.

8.Deasactiveer ontvangst signalen
Voorkom afgeleid te worden.

9.Verzend minder e-mails
Mensen die veel e-mail ontvangen versturen in de regel ook veel e-mail. Om de hoeveelheid binnenkomende mail te beperken moeten mensen bij zichzelf beginnen: zelf minder e-mail versturen.
Door zichzelf maximale aantallen e-mails per dag op te leggen en deze aantallen eventueel geleidelijk te verminderen, worden medewerkers zich bewust van hun mailgedrag. Zij gaan minder mails versturen en ontvangen.

10.Ontvang minder e-mails
De eerste manier om het aantal binnenkomende e-mails te beperken, is minder e-mails gaan versturen. De tweede manier bestaat uit het uitschrijven uit nieuwsbrieven die niet gelezen worden. De derde manier betreft het melden van afzenders dat men onterecht in de cc is opgenomen.

Bron: Bericht op Managersonline, 23 november 2009