Op basis van onderzoek van de Economist Intelligence Unit in opdracht van Trend Micro worden bedrijven geadviseerd om regels op te stellen voor het gebruik op de werkvloer van sociale media en persoonlijke mobiele communicatiemiddelen. Het opleiden van medewerkers in het gebruik van deze media wordt eveneens geadviseerd.

Diffuus gebruik
Persoonlijke communicatiemiddelen en sociale media worden steeds vaker zowel voor persoonlijke communicatie alsook voor zakelijke doeleinden gebruikt. Sociale netwerksites zoals LinkedIn, Hyves en Facebook zijn steeds vaker op pc’s en laptops van de zaak terug te vinden.

Resultaten van onderzoek van Trend Micro
Europese bedrijven zijn niet bezorgd als het gaat om het gebruik van sociale media en ‘persoonlijke mobiele devices’ op de werkvloer. 42% vindt dat hieraan nauwelijks bedrijfsrisico’s zijn verbonden.

Resultaten voor Nederland
50% van de Nederlandse bedrijven geeft aan dat medewerkers op de werkvloer sociale netwerksites gebruiken. De sociale netwerksites worden volgens een meerderheid (53%) van deze bedrijven voor persoonlijke doeleinden gebruikt. In 65% van bedrijven wordt persoonlijke mobiele apparatuur tijdens werktijden gebruikt.

38% (!) van de Nederlandse bedrijven geeft aan dat haar medewerkers bestraft kunnen worden voor het gebruik van sociale netwerksites onder werktijd.
68% heeft specifieke richtlijnen opgesteld voor het gebruik van mobiele apparatuur binnen de bedrijfsomgeving.

Iets meer dan de helft van de Nederlandse bedrijven blokkeert de toegang tot sociale netwerksites.

Meer voordelen dan risico’s
Ook Nederlandse bedrijven zijn niet echt bezorgd om de bedrijfsrisico’s die mogelijk samenhangen met een diffuus gebruik van sociale media en persoonlijke mobiele communicatie apparatuur.
41% ziet meer mogelijkheden dan risico’s. Sociale media kunnen juist dienen als tool voor innovatie en het moreel van de medewerkers stimuleren. Ook kunnen deze media op een veilige manier binnen de eigen bedrijfsomgeving gebruikt worden, en dus bijdragen een interne informatie uitwisseling en innovatie.

Risico’s
De volgende risico’s zijn verbonden aan het diffuse gebruik van sociale media en persoonlijke mobiele apparatuur:
-productiviteitsverlies
-minder controle op in- en uitgaande informatiestromen
-besmettingen met virussen door peer-to-peer communicatie

Regels
Geadviseerd wordt om in ieder geval de volgende richtlijnen in te stellen:
-medewerkers dienen zich bij gebruik van sociale media onder werktijd met naam en toenaam te identificeren
-disclaimers moeten toegepast worden als er over het bedrijf gecommuniceerd wordt
-namen van klanten, partners of leveranciers mogen niet ongevraagd genoemd worden

Opleiden in het gebruik van sociale media
Vooral organisaties die van mening zijn dat het gebruik van sociale media bijdraagt aan de ontwikkeling van de medewerkers en het bedrijf zelf, doen er goed aan opleidingen aan te bieden in het omgaan met sociale media en mobiele communicatie apparatuur.
Via deze opleidingen kan tevens een verantwoordelijkheidsbesef worden gestimuleerd.

Bron: bericht op Telecommagazine.nl, 13 oktober 2009