De gemeente Heemstede en de provincie Overijssel hebben onafhankelijk van elkaar richtlijnen opgesteld voor het gebruik van social media door hun ambtenaren en bestuurders. Betutteling is niet de bedoeling, wel bewustwording.
Stimuleren deelname aan online discussies
Deelname aan discussies op het internet wordt aangemoedigd. Echter, men dient zich wel te beseffen dat commentaren opgevat worden als officiële uitingen. Impulsief reageren wordt dan ook afgeraden.
Eigen verantwoordelijkheid
Ambtenaren en bestuurders kennen hun eigen verantwoordelijkheden. Bovendien wordt informatie ook via andere media gecommuniceerd. Reacties zijn dan niet altijd noodzakelijk.
Het is echter niet zo dat nu iedereen in de gaten gehouden gaat worden, op sites als bijvoorbeeld LinkedIn, Hyves en Twitter.
Gevoeligheden
Medewerkers kunnen inschatten in hoeverre er sprake is van gevoelige informatie. In dat soort gevallen is het raadzaam overleg te plegen met de afdeling Communicatie. Ook toezeggingen die niet nagekomen kunnen worden, dienen te worden vermeden
Richtlijnen gemeente Heemstede
Ter illustratie hieronder de richtlijnen die voor de ambtenaren van de gemeente Heemstede zijn opgesteld:
Eigen verantwoordelijkheid
Bij twijfel geen bericht plaatsen of overleggen met de afdeling Communicatie. Alles wat gecommuniceerd wordt en eventueel het imago van de gemeente schaadt, valt namelijk onder de eigen verantwoordelijkheid van de ambtenaar
Signaleer complimenten en kritiek
Indien positieve of negatieve berichten over de gemeente worden aangetroffen, dienen deze bij voorkeur doorgestuurd te worden naar de afdeling Communicatie. Laat vooral negatieve berichten over aan de afdeling Communicatie en vermijd zoveel mogelijk impulsieve reacties
Wel of niet reageren
Stelregel is om in het algemeen niet te reageren op negatieve of kritische berichten. Bij een onjuiste weergave van feiten moet voorkomen worden om in welles-nietes discussies terecht te komen. Overleg met de afdeling Communicatie is in deze gevallen raadzaam. Bij inhoudelijke vragen zijn correcte antwoorden van ambtenaren natuurlijk van toegevoegde waarde
Woordvoering volgens dezelfde regels
Voor social media gelden dezelfde regels als voor woordvoering volgens andere media. Dat betekent vaak afstemmen met de afdeling Communicatie. Als een ambtenaar zelf reageert dient duidelijk de rol en functie vermeld te worden. Persoonlijke contactgegevens worden niet verstrekt
Mix van persoonlijke en zakelijke activiteiten
Persoonlijk actief zijn op internet kan gemakkelijk leiden tot het verstrekken van informatie die als een publiekelijke stellingname in de zakelijke sfeer kan worden gezien. Wees hierop bedacht
Verstrek nooit vertrouwelijke informatie van de Gemeente
Leg vast wat je doet
Leg vast wanneer je de gemeente hebt vertegenwoordigd. Online verklaringen dienen dezelfde juridische standaarden te bevatten als verklaringen via de traditionele media. Stuur kopieën van de berichten naar de afdeling Communicatie.
Besef dat informatie op internet blijvend is
Als een reactie via bv Twitteer (140 karakters) onvoldoende in haar context duidelijk gemaakt kan worden, maak dan gebruik van een verwijzing naar een online ruimte waar wel voldoende ruimte is
Overig
-vermijd ironie
-reageer snel, meningsvorming vindt plaats na de eerste vijf reacties
-vermijd loze beloften en geef fouten eerlijk toe
Bron: bericht op Telecommerce.nl, 19 juli 2010
Tweet
Stimuleren deelname aan online discussies
Deelname aan discussies op het internet wordt aangemoedigd. Echter, men dient zich wel te beseffen dat commentaren opgevat worden als officiële uitingen. Impulsief reageren wordt dan ook afgeraden.
Eigen verantwoordelijkheid
Ambtenaren en bestuurders kennen hun eigen verantwoordelijkheden. Bovendien wordt informatie ook via andere media gecommuniceerd. Reacties zijn dan niet altijd noodzakelijk.
Het is echter niet zo dat nu iedereen in de gaten gehouden gaat worden, op sites als bijvoorbeeld LinkedIn, Hyves en Twitter.
Gevoeligheden
Medewerkers kunnen inschatten in hoeverre er sprake is van gevoelige informatie. In dat soort gevallen is het raadzaam overleg te plegen met de afdeling Communicatie. Ook toezeggingen die niet nagekomen kunnen worden, dienen te worden vermeden
Richtlijnen gemeente Heemstede
Ter illustratie hieronder de richtlijnen die voor de ambtenaren van de gemeente Heemstede zijn opgesteld:
Eigen verantwoordelijkheid
Bij twijfel geen bericht plaatsen of overleggen met de afdeling Communicatie. Alles wat gecommuniceerd wordt en eventueel het imago van de gemeente schaadt, valt namelijk onder de eigen verantwoordelijkheid van de ambtenaar
Signaleer complimenten en kritiek
Indien positieve of negatieve berichten over de gemeente worden aangetroffen, dienen deze bij voorkeur doorgestuurd te worden naar de afdeling Communicatie. Laat vooral negatieve berichten over aan de afdeling Communicatie en vermijd zoveel mogelijk impulsieve reacties
Wel of niet reageren
Stelregel is om in het algemeen niet te reageren op negatieve of kritische berichten. Bij een onjuiste weergave van feiten moet voorkomen worden om in welles-nietes discussies terecht te komen. Overleg met de afdeling Communicatie is in deze gevallen raadzaam. Bij inhoudelijke vragen zijn correcte antwoorden van ambtenaren natuurlijk van toegevoegde waarde
Woordvoering volgens dezelfde regels
Voor social media gelden dezelfde regels als voor woordvoering volgens andere media. Dat betekent vaak afstemmen met de afdeling Communicatie. Als een ambtenaar zelf reageert dient duidelijk de rol en functie vermeld te worden. Persoonlijke contactgegevens worden niet verstrekt
Mix van persoonlijke en zakelijke activiteiten
Persoonlijk actief zijn op internet kan gemakkelijk leiden tot het verstrekken van informatie die als een publiekelijke stellingname in de zakelijke sfeer kan worden gezien. Wees hierop bedacht
Verstrek nooit vertrouwelijke informatie van de Gemeente
Leg vast wat je doet
Leg vast wanneer je de gemeente hebt vertegenwoordigd. Online verklaringen dienen dezelfde juridische standaarden te bevatten als verklaringen via de traditionele media. Stuur kopieën van de berichten naar de afdeling Communicatie.
Besef dat informatie op internet blijvend is
Als een reactie via bv Twitteer (140 karakters) onvoldoende in haar context duidelijk gemaakt kan worden, maak dan gebruik van een verwijzing naar een online ruimte waar wel voldoende ruimte is
Overig
-vermijd ironie
-reageer snel, meningsvorming vindt plaats na de eerste vijf reacties
-vermijd loze beloften en geef fouten eerlijk toe
Bron: bericht op Telecommerce.nl, 19 juli 2010
Tweet